会议或展览在现场可能会发生意想不到的突然事件，这是最能考验组织者素质的时刻。在事前，组织者最好能列出可能发生的紧急事件，按事先设定的措施加以处理，以防措手不及。
每一个与会者都应该知道遇到火灾时的应对措施，浓烟和惊慌往往会比大火本身造成更多的伤亡。展会组织者有责任告知客人逃生步骤以及紧急逃生出口，向与会者充分提供预防火灾方面的资料。很多主办单位印制了防火手册，放在资料袋中一起提供给与会者。
进行场地检查时，要重点检查安全设施的配备和完好情况，如是否有自动灭火系统、灭火设备是否完好有效、安全出口是否畅通等。这些检查不是多余的，组织者决不应抱有侥幸心理，防患于未然总好过亡羊补牢。